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Mai perdere di vista la gestione del denaro per evitare di trovarsi in difficoltà alla fine del mese. O semplicemente per rispettare il programma di spese prefissato, magari in vista di un grande acquisto da effettuare, come una nuova auto. In un’epoca di smaterializzazione del denaro ovvero di ricorso agli strumenti elettronici, è più facile spendere di più di quanto si è immaginato di fare.
Ecco dunque che tenere sotto controllo le ricevute e gli scontrini degli acquisti è importante sia per capire come usiamo il denaro. Anche perché gli scontrini e le ricevute sono spesso il solo documento utile per far valere la garanzia dei prodotti comprati. Ci sono insomma varie ragioni per mantenere alto il livello di attenzione. E la disponibilità di app Android per tenere le spese personali sotto controllo non può che facilitare questa operazione. Di seguito alcune delle più interessanti.
Expensify per automatizzare e snellire la gestione delle spese aziendali
Expensify è un software di gestione note spese che automatizza e snellisce la gestione delle spese aziendali, dalla registrazione al rimborso. Tra le numerose funzioni di Expensify ci sono quelle di scansione delle ricevute, di contabilizzazione delle spese aziendali e personali e di prenotazione dei viaggi. In pratica non si limita ad archiviare ricevute e scontrini. Consente infatti di tenere sotto controllo viaggi e chilometri percorsi in macchina, le ore di lavoro e una serie di altre informazioni professionali.
La sincronizzazione di Expensify con la carta di credito aziendale consente all’utente di centralizzare la spesa. Non appena una transazione è completata, viene inserita in Expensify. Al fine di semplificare il lavoro dei manager, integra la policy sulle spese dell’azienda. Expensify verifica sistematicamente che ogni transazione rispetti la policy predefinita prima di trasmettere la richiesta di rimborso. Una versione gratuita di Expensify consente di eseguire 10 operazioni al mese. Per sbloccare quelle illimitate e funzionalità aggiuntive, gli utenti sono chiamati a sottoscrivere un abbonamento mensile.
Smart Receipts per trasformare lo smartphone in uno scanner di ricevute
Smart Receipts si differenzia da altre app per tenere le spese personali sotto controllo per essere una soluzione open source. Permette di catalogare le spese inserendo date, prezzi e categorie di ricevute. Dopodiché viene tutto salvato in cloud. Viene anche data la possibilità di fare un passo in più ovvero rendere automatica la funzione di backup. In questo caso bisogna però pagare un contributo di 9,99 euro all’anno.
Da segnalare la disponibilità di una funzione di riconoscimento automatico dei dati presenti negli scontrini in collaborazione con Google Vision e Taggun, azienda specializzata nella digitalizzazione dei documenti cartacei. Con output PDF, CSV e ZIP completamente personalizzabili, gli utenti possono creare report professionali sia per il monitoraggio delle finanze personali sia per le esigenze del proprio datore di lavoro. Smart Receipts consente di selezionare tra oltre 20 diversi tipi di dati predefiniti – inclusi date, prezzo, tasse, categorie di ricevute, commenti, metodi di pagamento – per aiutare a generare un report completo, risparmiando ore di tempo. Smart Receipts è stato progettato da un consulente in viaggio ed è stato quindi sviluppato secondo i criteri dell’efficienza e della flessibilità.
Zoho, tutte le spese sotto controllo
Zoho è tra le app più complete presenti nello store di Google. Perché non solo permette di contabilizzare le spese delle trasferte effettuate. Ma anche di collegare le carte di credito aziendali così da avere un feedback complessivo. Non si tratta delle sole opzioni disponibili in quanto gli utenti possono utilizzare le app installate sullo smartphone per prendere appunti. Pensiamo ad esempio a Evernote o Google Keep. Da segnalare pure la compatibilità con Office Lens. Si tratta dell’app di Microsoft con cui fare la scansione di scontrini e ricevute con pochi tap sul display dello smartphone.
Nel caso di Zoho, i testi nelle foto sono riconosciuti e possono essere copiati su un foglio digitale. Dopodiché l’utente ha una doppia possibilità: salvarli nel cloud di OneDrive oppure archiviarli nel formato pdf. Il software consente pure di avere sott’occhio una panoramica delle attività programmate e quindi di pianificare di conseguenza la giornata lavorativa. Ma anche di visualizzare le chiamate e le riunioni imminenti e gestire i messaggi di posta elettronica non ancora letti e le attività scadute.
